La direction générale du Trésor et de la comptabilité publique, par l’entremise de la Direction de la documentation et des archives, a initié les 06 et 07 décembre 2012, à l’Institut de formation et de renforcement des capacités Charles Koffi Diby de Yopougon, un séminaire-atelier de validation des référentiels d’archivages des documents comptables du Trésor public. Objectif principal : doter la Dgtcp d’un outil normatif et réglementaire d’archivage de ses documents comptables. Ces assises devraient permettre entre autres de "comprendre le rôle des services producteurs et de les impliquer dans l’élaboration et l’application des référentiels d’archivage ou tableaux de gestion ; situer la responsabilité des différents acteurs dans le processus d’archivage ; appréhender les aspects normatifs et approfondir les techniques liées à l’élaboration et à l’application du référentiel d’archivage ou tableau de gestion et maitriser la durée de vie des documents produits ou reçus et respecter les procédures de conservation, de versement et d’élimination". Les postes comptables du Trésor devront ainsi être équipés d’un référentiel d’archivage qui permettra d’"éviter la destruction prématurée de documents qui doivent être conservés durant une période déterminée, pour répondre aux besoins du Trésor public, sur le plan légal et au niveau de la gestion financière et comptable ; garantir que les documents qui ne sont plus d’utilité courante sont effectivement conservés en archives intermédiaires et que des dispositions légales pour les conserver sont respectées et assurer un usage efficace des capacités de stockage et permettre des gains d’espace". Le référentiel d’archivage appelé référentiel de conservation et de destruction ou tableau de gestion, est "un outil consensuel entre l’archiviste et le service producteur de documents. Il permet de déterminer pour chaque service, et en concertation avec lui, le cycle de vie des documents produits ou reçus dans le cadre de ses missions, depuis leur production et réception jusqu’à leur élimination ou conservation définitive."
P.T
P.T
