Processus de validation de la liste électorale provisoire - Voici le guide méthodologique de vérification - 1 Introduction

Conformément aux dispositions de l’étape 10 du mode opératoire de l’identification de la population et du recensement électoral, cosigné par la CEI (Commission électorale indépendante), l’INS (Institut national de la statistique) et Sagem Sécurité, la liste électorale provisoire est validée par la CEI en tant que structure supervisant et contrôlant le volet électoral du processus. Cette validation est ensuite prise en compte par les Opérateurs Techniques, l’INS et Sagem Sécurité, pour la production de la liste électorale définitive et des cartes d’électeurs. Les deux Opérateurs Techniques collaborent sous la responsabilité et l’autorité de la CEI en application du Décret n°2008-135 du 14 avril 2008. Le Mode Opératoire de l’Identification de la Population et du Recensement Electoral précise par ailleurs que le volet Identification du processus est placé sous la responsabilité de l’ONI (Office national d’Identification) et la supervision et le contrôle de la Cnsi (Commission nationale de supervision de l’identification). Conformément au code électoral, la validation de la liste électorale passe par une phase de contentieux pendant laquelle la liste électorale provisoire est affichée dans tous les lieux de vote, et où chaque pétitionnaire présent sur la liste peut faire l’objet d’une réclamation. En parallèle de la phase de contentieux électoral, et afin de renforcer la fiabilité de la liste électorale et la transparence du processus, l’Etat de Côte d’Ivoire a décidé de mettre en place un mécanisme de vérification de la liste électorale provisoire par l’état civil, dont les principes et les grandes lignes de la solution technique sont détaillés dans le document joint en annexe («méthode de vérification de la liste électorale provisoire»), qui a été présenté par Monsieur le Premier ministre à Monsieur le président de le République lors de la rencontre du 4 juin 2010 au Palais présidentiel, en présence de l’Onuci, du Représentant spécial du Facilitateur et de toutes les structures impliquées, Cei, Cnsi, Oni, Ins et Sagem sécurité. Les entités membres du Cadre Permanent de Concertation (Cpc) de l’Accord Politique de Ouagadougou (Apo) ont marqué leur accord à cette méthode. Après un bref rappel sur les règles qui ont été retenues par l’Etat de Côte d’Ivoire pour la constitution de la liste électorale provisoire et sur les différentes étapes de croisement par ascendance, le présent document présente le Guide Méthodologique de vérification de la liste électorale provisoire. Ce document ne traite que des modalités techniques des traitements retenus dans le cadre du processus de vérification. Il n’a pas vocation à aborder les aspects juridiques dictés par le code électoral. 2. RAPPELS SUR LA LISTE ELECTORALE PROVISOIRE 2.1. Règles de constitution de la liste électorale provisoire Pour rappel, la base de données est composée de 6 384 253 pétitionnaires déclarés majeurs et ivoiriens lors de l’enrôlement, répartis de la manière suivante : - 5 300 586 pétitionnaires croisés positivement en direct ou par ascendance avec les fichiers historiques à l’exception du fichier Fusion des Etrangers. 23 194 dossiers ont été détectés en doublon alphanumérique parmi ces 5 300 586 pétitionnaires lors des traitements informatiques. - 1 083 667 pétitionnaires croisés négativement avec tous les fichiers historiques (1 033 985 pétitionnaires concernés) ou positivement avec le fichier Fusion des Etrangers (49 682 pétitionnaires concernés). Deux catégories de listes ont été affichées dans les différents lieux de vote pour permettre aux 6 384 253 pétitionnaires de connaître leur statut vis-à-vis de la liste électorale provisoire et ainsi de procéder aux réclamations : - Une liste dite «blanche» comprenant les dossiers des 5 300 586 pétitionnaires moins les 23 194 dossiers des pétitionnaires en doublon alphanumérique. La liste blanche comprend 5 277 392 pétitionnaires. - Une liste dite «grise» comportant les autres dossiers, c’est-à-dire les 1 083 667 pétitionnaires et les 23 194 pétitionnaires concernés par des doublons alphanumériques. La liste grise comprend 1 106 861 pétitionnaires. 2.2. Répartition des pétitionnaires de la liste blanche par catégorie de croisement avec les fichiers historiques. La liste blanche est composée de 5 277 392 pétitionnaires répartis selon les catégories de croisement suivantes avec les fichiers historiques : - 2 583 704 pétitionnaires dont les données d’état civil renseignées sur le formulaire ont été croisées positivement en direct avec la liste électorale de 2000. - 901 332 pétitionnaires dont les données d’état civil renseignées sur le formulaire ont été croisées positivement en direct avec le fichier Fusion des Ivoiriens et négativement avec le fichier Fusion des étrangers. - 1 792 356 pétitionnaires dont les données d’état civil d’au moins un des parents renseignées sur le formulaire ont été croisées positivement par ascendance avec la liste électorale de 2000 ou le fichier Fusion des Ivoiriens. 2.3. Etapes des croisements par ascendance Les croisements par ascendance, qui ont permis de déterminer 1 792 356 pétitionnaires sur la liste blanche, ont fait l’objet de trois étapes successives, toutes entérinées par le Groupe de Travail sur l’Identification (Gti) : - Etape 1 : - utilisation stricte de tous les critères renseignés sur le formulaire pour les parents (nom, prénom, date de naissance et lieu de naissance) - limitation du croisement au fichier électoral de 2000 et aux mineurs en 2000. - Etape 2 : toujours utilisation stricte de tous les critères renseignés sur le formulaire pour les parents (nom, prénom, date de naissance et lieu de naissance), mais - élargissement du croisement au fichier Fusion des Ivoiriens et à tous les âges. Etape 3 : - assouplissement des critères renseignés sur le formulaire pour les parents. Les quatre critères ne sont désormais plus requis (nom, prénom, date de naissance et lieu de naissance). Le croisement est considéré comme positif à partir du moment où 3 critères seulement sont remplis pour au moins un des deux parents, à savoir : - le nom, le prénom et l’année de naissance (le jour et le mois sont ignorés) ; - ou le nom, le prénom et le lieu de naissance - élargissement du croisement au fichier des enrôlés croisés positivement en direct avec la liste électorale de 2000 ou le fichier Fusion des Ivoiriens (exclusif). L’étape 3 se singularise nettement des deux premières étapes par l’assouplissement des critères retenus pour le croisement par ascendance en réduisant significativement les données utilisées pour ce croisement, alors que ces deux premières étapes utilisent toutes les données disponibles pour les parents sur les formulaires des pétitionnaires. Il est cependant important de noter que certains pétitionnaires croisés positivement lors de l’étape 3 se distinguent des autres par le fait que leur croisement par ascendance est positif avec les deux parents. 3. GUIDE METHODOLOGIQUE DE VERIFICATION DE LA LISTE ELECTORALE PROVISOIRE Le Guide méthodologique de vérification de la liste électorale provisoire, résumé dans le schéma en annexe, se décompose selon les étapes successives suivantes : - Etape 1 : Classification de la population cible Le document joint en annexe précise que la population cible faisant l’objet de la vérification explicitée dans le présent guide méthodologique est composée des 1 792 356 pétitionnaires croisés positivement par ascendance et présents sur la liste dite blanche (cf. chapitre 2.3 pour plus de détails). Lors de cette étape, les Opérateurs techniques procèdent à une classification des 1 792 356 pétitionnaires concernés dans la base de données population pour constituer la population cible à vérifier. Ils remettent également au Secrétariat technique la répartition de ces pétitionnaires par Centre de Coordination et par fichier historique avec lequel ils ont été croisés positivement par ascendance. - Etape 2 : Détermination des fichiers utilisés pour la vérification et d’une méthodologie de croisement de la population cible avec ces fichiers Cette étape a lieu en parallèle de l’étape 1. Le document de méthode de vérification adopté le 4 juin 2010 (joint en annexe) précise que la population cible «subit une vérification avec les fichiers informatiques entérinés par le Groupe de Travail sur l’Identification (Gti) permettant de valider leur état civil». Le Secrétariat technique du Groupe de Travail sur l’Identification (Gti) proposera une liste de fichiers informatiques, appelés «fichiers de vérification», ainsi qu’une méthodologie de croisement de la population cible avec ces fichiers, qui seront ensuite validées par le GTI. - Etape 3 : Consolidation et remise aux Opérateurs techniques des fichiers retenus pour la vérification De la même manière que, pour le fichier Fusion des Ivoiriens, le Secrétariat technique, lors de cette étape, consolide et remet aux Opérateurs techniques, l’INS et Sagem Sécurité, les fichiers électroniques retenus lors de l’étape 2. - Etape 4 : Vérification informatique de la population cible Lors de cette étape, les Opérateurs Techniques procèdent aux croisements informatiques entre le fichier de la population cible définie à l’étape 1 et les fichiers de vérification qui leur ont été remis sous format électronique lors de l’étape 3 selon la méthodologie validée à l’étape 2. La population cible est alors scindée en deux catégories : - Catégorie T1 : dossiers des pétitionnaires croisés positivement avec les fichiers de vérification - Catégorie R1 : reliquat (autres dossiers). Le fichier du reliquat (catégorie R1) est remis sous format électronique par les Opérateurs Techniques à l’ONI. Il comprend les données suivantes pour chaque pétitionnaire concerné (catégorie R1) : - Numéro de formulaire - Centre de Coordination d’enrôlement (code et libellé) - Sous-préfecture d’enrôlement (code et libellé) - Commune d’enrôlement (code et libellé) - Centres de collecte (code et libellé) - Nom - Nom de jeune fille (si applicable) - Prénoms - Date de naissance - Lieu de naissance - Nature de la pièce fournie à l’enrôlement (acte de naissance, jugement supplétif, expédition de jugement supplétif ou attestation de plumitif) - Référence de la pièce (numéro de l’acte) - Date de la pièce (de l’acte) - Nom du père - Prénom du père - Date de naissance du père - Lieu de naissance du père - Nom de la mère - Prénom de la mère - Date de naissance de la mère - Lieu de naissance de la mère Les étapes 2,3 et 4 se déroulent en présence des techniciens des entités membres du CPC et des représentants de l’ONUCI et du Bureau du Représentant Spécial du Facilitateur (BRSF). - Etape 5 : Identification informatique des noms des centres d’état civil des pièces présentées à l’enrôlement par les pétitionnaires de la catégorie R1 Pré-requis à cette étape : - mise à disposition de l’ONI et des Opérateurs Techniques (INS et Sagem Sécurité), par le ministère de l’intérieur, du fichier des centres d’état civil - mise à disposition de l’ONI et des Opérateurs Techniques (INS et Sagem Sécurité), par le ministère de la justice et des droits de l’homme, du fichier des registres d’état civil identifiés Sur la base des données du reliquat R1 remises à l’étape 4, l’ONI détermine de manière informatique les noms des centres d’état civil où se trouvent les registres à consulter à partir des lieux de naissance des pétitionnaires concernés (pétitionnaires de la catégorie R1). Deux sous-catégories de pétitionnaires sont obtenues à la suite de ce traitement : - Ceux pour lesquels le centre d’état civil a pu être déterminé (sous-catégorie T2) ; - Ceux pour lesquels le centre d’état civil n’a pu être déterminé (sous-catégorie R2), c’est-à-dire : o ceux dont le centre d’état civil n’existe pas en Côte d’Ivoire (R2-1) ; o ceux pour lesquels on n’a pas pu déterminer avec certitude le nom du centre d’état civil (R2-2); o et ceux dont le centre d’état civil est hors de la Côte d’Ivoire (R2-3). L’ONI retourne sur support électronique aux Opérateurs Techniques le fichier du reliquat R1, complété pour chaque pétitionnaire avec les informations suivantes : - Sous-catégorie du pétitionnaire (T2, R2-1, R2-2, ou R2-3) ; - Nom du centre d’état civil du pétitionnaire s’il est dans la sous-catégorie T2. La sous-catégorie T2 fait l’objet des listes de vérification produite à l’étape 6 et de la vérification manuelle décrite à l’étape 8. La sous-catégorie R2 ne fait l’objet d’aucune vérification complémentaire pour des raisons techniques. _Etape 6 : Production et distribution des listes de vérification par centre d’état civil Une liste est produite par centre d’état civil par l’ONI. Cette liste comprend pour chaque pétitionnaire de la sous-catégorie T2, les éléments à vérifier listés à l’étape 8, ainsi que la nomenclature des résultats de la vérification et des observations qui seront renseignés lors de cette vérification : - Résultats de la vérification: o Présence du registre dans le centre d’état civil (oui ou non) ; o Présence de la transcription de l’acte dans le registre (oui ou non) ; o Validation de la vérification (oui ou non) ; - Observations. - Etape 7 : Mise à disposition des registres d’état civil et des registres des tribunaux Les autorités concernées procèdent lors de cette étape à : - la réquisition in situ des registres d’état civil (Ministère des Affaires Etrangères, sous-préfectures et mairies) ; - la mise à disposition in situ des registres des tribunaux. - Etape 8 : Vérification manuelle des registres d’état civil et des registres des tribunaux Cette étape est exécutée par des comités de vérification départementaux, au nombre de 79 dont 10 pour Abidjan, comprenant : La CNSI, l’ONI, la CEI, l’INS et Sagem sécurité (en qualité d’observateur). Chaque comité de vérification départemental se déploie sur le terrain en sous-comité de vérification selon le découpage administratif de son département. Chaque comité de vérification départemental est présidé par la CNSI, et dispose d’un secrétariat technique assuré par l’ONI, assisté des deux(2) opérateurs techniques, INS et Sagem sécurité (en qualité d’observateur). Cette vérification s’opère à partir des listes produites pour chaque centre d’état civil lors de l’étape 6. Eléments à vérifier relatifs aux pétitionnaires : - Nature de la pièce fournie à l’enrôlement (acte de naissance, jugement supplétif, expédition de jugement supplétif ou attestation de plumitif) ; - Référence de la pièce (numéro de l’acte) ; - Date de l’acte ; - Nom ; - Nom de jeune fille (si applicable) ; - Prénom(s) ; - Date de naissance ; - Lieu de naissance ; - Nom du père ; - Prénom du père ; - Nom de la mère ; - Prénom de la mère. La vérification consiste à faire le rapprochement sur l’ensemble des mentions listées ci-dessus figurant sur le formulaire d’enrôlement des pétitionnaires, avec leur correspondant dans le registre d’état civil. En cas de vérification infructueuse (registre inexistant dans le centre d’état civil), il est procédé pareillement,lorsque la recherche s’effectue au niveau des registres du tribunal concerné ou au niveau des registres du Ministère des Affaires Etrangères. Procédure de vérification - rechercher le registre sur la base de la référence de la pièce (numéro de l’acte) et de la date de l’acte, et renseigner le résultat sur la liste de vérification (présent ou non) ; -si le registre est présent, rechercher la transcription de l’acte dans le registre sur la base de sa référence (numéro de l’acte) et renseigner le résultat sur la liste de vérification (présent ou non) ; - si la transcription de l’acte existe dans le registre, comparer chacune des mentions de cette transcription avec les mentions présentes sur la liste de vérification : o en cas de concordance parfaite de toutes les mentions, la vérification est positive. Renseigner la liste de vérification en conséquence ; o en cas de différence(s) entre une ou plusieurs mentions : - Si les différences sont circonscrites à des inversions entre les noms et prénoms ou à des erreurs orthographiques sur : les noms ;ou les prénom(s) ; ou le lieu de naissance ; la vérification est positive. Renseigner la liste de vérification en conséquence. -Pour tout autre type de différence, la vérification est négative. Renseigner la liste de vérification en conséquence. A l’issue de la vérification manuelle pour un centre d’état civil donné, un procès-verbal de vérification, dont le format sera précisé par la CNSI et l’ONI, est signé par chaque structure membre des comités de vérification (CNSI, ONI, CEI, et INS). Il est transmis au chef-lieu de département de rattachement du centre d’état civil avec les listes de vérification correspondantes paraphées par chaque signataire. On appelle rapport de vérification, le procès-verbal signé avec ses listes de vérification renseignées et paraphées. - Etape 9 : Transmission, consolidation et saisie des données de vérification au Site Central Les rapports de vérification sont réceptionnés par l’ONI en présence de la CNSI, de la CEI et des opérateurs techniques dans le centre de coordination auquel est rattaché le chef-lieu de département. Ils vérifient la conformité des PV de vérification avec les listes de vérification annexées et signent le PV de réception correspondant. La CNSI et l’ONI établissent un PV de synthèse qui est signé par toutes les structures présentes au centre de coordination, auquel sont joints tous les rapports de vérification correspondants, pour constituer ce qu’on appelle un rapport de synthèse. Le format dudit PV de synthèse sera précisé par la CNSI et l’ONI. Les rapports de synthèse sont réceptionnés au site central par l’ONI en présence de la CNSI et de la CEI. Ils vérifient la conformité des PV de synthèse avec les rapports de vérification annexés. Ils remettent ces documents aux opérateurs techniques, l’INS et Sagem Sécurité, pour la saisie informatique. - Etape 10 : Saisie informatique et remise de la liste des résultats de la vérification au Premier Ministre Les Opérateurs Techniques (INS et Sagem sécurité), procèdent à la saisie informatique des résultats de la vérification manuelle listés à l’étape 6 pour tous les pétitionnaires de la sous-catégorie T2 figurant sur les rapports de synthèse qui leur ont été remis. A l’issue de l’étape de saisie informatique, le fichier de tous les résultats de la vérification (informatique, puis manuelle) est remis sur support électronique par les Opérateurs Techniques (l’INS et Sagem Sécurité), au Premier Ministre. Il indique pour chacun des 1 792 356 pétitionnaires composant cette liste dans quelle catégorie il a été classifié à l’issue de la vérification, à savoir : 1) pétitionnaires dont les dossiers ont été croisés positivement de manière informatique avec les fichiers de vérification lors de l’étape 4 (catégorie T1) ; 2) pétitionnaires dont la transcription dans les registres de la pièce présentée à l’enrôlement a été retrouvée et validée après vérification manuelle (sous-ensemble de la sous-catégorie T2) ; 3) pétitionnaires dont le registre de la pièce présentée à l’enrôlement a disparu ou a été détruit (sousensemble de la sous-catégorie T2) ; 4) pétitionnaires dont la transcription dans les registres de la pièce présentée à l’enrôlement a disparu ou a été détruite (sous-ensemble de la sous-catégorie T2); 5) pétitionnaires dont la transcription dans les registres de la pièce présentée à l’enrôlement n’a pas été retrouvée dans les registres (sous-ensemble de la sous-catégorie T2) ; 6) pétitionnaires dont la transcription dans les registres de la pièce présentée à l’enrôlement a été retrouvée et jugée non valide après vérification manuelle (sous-ensemble de la sous-catégorie T2) ; 7) pétitionnaires dont le centre d’état civil de la pièce présentée à l’enrôlement est inexistant (souscatégorie R2-1) ; 8) pétitionnaires dont le centre d’état civil de la pièce présentée à l’enrôlement n’a pu être déterminé avec certitude (sous-catégorie R2-2) ; 9) pétitionnaires dont le centre d’état civil de la pièce présentée à l’enrôlement est hors de Côte d’Ivoire (sous-catégorie R2-3). 4. TACHES ET RESPONSABILITE DES ACTEURS La Primature - propose les textes d’habilitation - coordonne le processus de vérification de la liste électorale provisoire Le Ministère d’Etat, Ministère de la Justice et des Droits de l’Homme - met à disposition le fichier du répertoire des registres d’état civil identifiés - met à disposition les registres des tribunaux - informe et sensibilise les personnels judiciaires impliqués Le Ministère de l’Economie et des Finances - assure la prise en charge financière de l’opération et fait les approvisionnements conséquents Le Ministère de l’Intérieur - met à disposition le fichier du répertoire des centres d’état civil - informe et sensibilise les officiers d’état civil (sous-préfets et maires) - instruit les officiers d’état civil de mettre à disposition les registres d’état civil Ministère des Affaires Etrangères - met à disposition des comités de vérification les registres d’état civil, des locaux fonctionnels et des agents d’état civil affectés aux missions d’archivage pour appuyer les comités de vérification (si nécessaire). Les sous-préfectures et les mairies - mettent à disposition des comités de vérification les registres d’état civil, des locaux fonctionnels et des agents d’état civil affectés aux missions d’archivage pour appuyer les comités de vérification (si nécessaire) Les chefs de juridiction et les greffes - mettent à disposition des comités de vérification les registres, des locaux fonctionnels et un greffier d’appui aux comités de vérification (si nécessaire) La CNSI : - préside les Comités de vérification ; - est présente dans les comités de vérification, dans les centres de coordination où sont réceptionnés les rapports de vérification et au site central ; - supervise la distribution des listes de vérification par centre d’état civil ; - effectue les recherches de vérification au sein des comités de vérification dans les centres d’état civil et/ou dans les tribunaux et procède au renseignement des résultats dans les nomenclatures des listes de vérification; - vérifie et signe les listes de vérification ; - signe les PV de vérification; - supervise la réception des PV de vérification dans les centres de coordination et signe les PV de synthèse ; - supervise la réception des PV de synthèse au site central ; - remet les rapports de synthèse aux opérateurs techniques ; - veille au maintien de l`ordre, de la sécurité et au respect des procédures au sein des comités de vérification; - contrôle et supervise la gestion administrative des dossiers (archivage, transmission) et les opérations de saisie informatique. L’ONI : - assure le secrétariat technique des comités de vérification ; - reçoit des opérateurs techniques (INS et Sagem sécurité) la liste R1 sous format électronique; - constitue la liste des pétitionnaires des sous-catégories T2, R2-1, R2-2 et R2-3; - remet cette liste aux Opérateurs Techniques sous format électronique avec les données requises ; - est présente dans les comités de vérification, dans les centres de coordination où sont réceptionnés les rapports de vérification et au site central ; - produit et distribue les listes de vérification par centre d’état civil ; - effectue les recherches de vérification au sein des comités de vérification dans les centres d’état civil et/ou dans les tribunaux et procède au renseignement des résultats dans les nomenclatures des listes de vérification ; - vérifie et signe les listes de vérification ; - signe les PV de vérification ; - réceptionne les PV de vérification dans les centres de coordination et signe les PV de synthèse ; - réceptionne les PV de synthèse au site central; - assure la gestion administrative des dossiers (archivage, transmission). La CEI : - est présente aux chefs-lieux de département et au site central ; - s’assure que les centres de coordination sont opérationnels pendant toute l’opération ; - réceptionne les PV de vérification dans les centres de coordination et signe les PV de synthèse ; - réceptionne les PV de synthèse au site central ; L’INS : - est présente dans les centres de coordination où sont réceptionnés les rapports de vérification et au site central ; - procède aux croisements informatiques de l’étape 4 en collaboration avec Sagem Sécurité - constitue la liste des pétitionnaires des catégories T1 et R1 ; - remet la liste R1 à l’ONI sous format électronique avec les données requises - prend en charge au site central en collaboration avec Sagem Sécurité les opérations de saisie informatique des données des résultats des vérifications manuelles ; Sagem Sécurité : - est présente au site central ; - procède aux croisements informatiques de l’étape 4 en collaboration avec l’INS - constitue la liste des pétitionnaires des catégories T1 et R1 ; - remet la liste R1 à l’ONI sous format électronique avec les données requises - prend en charge au site central en collaboration avec l’INS les opérations de saisie informatique des données des résultats des vérifications manuelles ; - fournit, administre et maintient opérationnels les systèmes informatiques de saisie. Les équipements informatiques utilisés sont ceux déjà présents au site central précédemment utilisés pour les traitements informatiques préalables à la constitution de la base de données population ; Le CCI : - assure la sécurisation de l’opération, à savoir : o les centres de coordination, o les sous-préfectures, o les mairies, o les tribunaux, o les personnels de vérification déployés o les matériels déployés. Les observateurs - Techniciens des entités membres du CPC ; - ONUCI - Bureau du Représentant Spécial du Facilitateur (BRSF). Ils participent aux étapes 2,3 et 4 conformément au document “Méthode de vérification de la liste électorale provisoire”.