Dans le cadre de notre enquête sur les difficultés que rencontrent les retraités dans le paiement de leurs pensions, nous avons été reçus par M. Digbeu Liadé Antoine, directeur des pensions et risques professionnels des personnels civils de l’Etat. Dans l’entretien qui suit, il fait un gros plan sur le circuit de traitement des dossiers de retraite.
En quoi consiste le rôle de votre département ?
La première mission de la direction des pensions et des risques professionnels des personnels civils de l’Etat est d’élaborer les actes. Il peut s’agir, notamment, d’actes d’admission à la retraite, de radiation de fonctionnaires, d’allocation viagère, de remboursement éventuel de retenues pour pension, etc. Ensuite, nous sommes chargés de transmettre les dossiers liquidés à la Cgrae pour paiement. Nous nous occupons également d’appliquer la réglementation et d’établir les statistiques relatives aux accidents du travail et aux maladies professionnelles des agents civils et des hautes personnalités de l’Etat. Enfin, la direction des pensions fait des études et des propositions de revalorisation des pensions. A travers donc ces différentes missions, nous traitons 34 différents types de dossiers de pensions.
Quelles sont donc les formalités que doivent remplir les futurs retraités pour toucher leur pension à temps ?
Un fonctionnaire qui doit aller à la retraite le 31 décembre 2010, est invité à nous faire parvenir son dossier au mois d’avril 2010. Ce qui nous permet de disposer au moins de huit mois, d’avril à décembre, pour préparer le dossier et le transmettre à la Caisse des retraites (Cgrae), quatre mois avant, pour que le retraité puisse bénéficier de sa pension fin janvier 2011. Mais, sachez que chaque dossier de pension est un cas spécifique. En effet, à côté du dossier classique de retraite, le fonctionnaire peut avoir des problèmes qui peuvent gêner le traitement de son dossier. En fonction du comportement du fonctionnaire, d’autres éléments pourraient s’ajouter à son dossier. Ainsi, un fonctionnaire qui a été recruté sous un nom précis et qui, en cours de carrière, ajoute un autre nom à ce nom qui a servi à son recrutement devra joindre un certificat d’individualité pour prouver qu’il s’agit de la même personne. Cela peut entraîner un retard dans le traitement de son dossier.
Mais, de quoi est constitué un dossier classique ?
Il existe deux types de dossiers de pension. Il y a le dossier de pension d’ancienneté et le dossier de pension proportionnelle. Mais généralement, le dossier de retraite est composé d’une demande imprimée que nous envoyons à l’intéressé en même temps que la lettre d’information dans laquelle est précisée la nomenclature des pièces nécessaires à la constitution du dossier, à savoir, l’extrait d’acte de naissance de l’intéressé, la photocopie de sa pièce d’identité, les extraits d’acte de naissance de ses enfants, le premier certificat de prise de service, un bulletin de salaire de l’année en cours et une décision de nomination dans l’emploi, sans oublier d’autres éléments spécifiques à chaque cas. Lorsqu’un fonctionnaire doit prendre sa retraite, on fait une photographie de sa situation, depuis son entrée, jusqu’à sa sortie de la Fonction publique. Cela suppose qu’un relevé général de services de sa carrière soit établi. Ce relevé tient compte des différentes situations du fonctionnaire, soit qu’il était en situation normale, de mise à disponibilité ou de détachement, etc. Tout cela est passé au peigne fin, parce que chaque situation a ses effets sur la carrière du fonctionnaire. Ainsi, s’il y a dix ou mille dossiers de pension à traiter, chaque dossier est un cas particulier.
Une fois le dossier réceptionné par l’administration, comment se déroule le traitement ?
Une fois le dossier réceptionné et introduit auprès de la direction des pensions, nous initions, huit mois avant, l’arrêté de mise à la retraite. Celui-ci est transmis au visa du contrôleur financier qui dispose d’un délai de huit jours pour apposer sa signature. Au bout de ces huit jours, il retransmet le projet d’arrêté à la direction des pensions afin que le ministre ou un de ses représentants le signe. Après donc le visa du contrôleur financier et la signature du ministre ou de son délégué, la copie est transmise à la direction de la solde ou à l’agence comptable des Epn ou des institutions pour l’établissement du Ccp. A ce niveau, ces services bénéficient d’un délai de 14 jours pour nous faire parvenir deux ampliations du Ccp. Au bout de ces 14 jours, dès que nous avons le Ccp, nous le joignons au dossier de retraite que l’intéressé a déjà introduit au ministère de la Fonction publique et nous initions l’acte de concession de pension. L’ensemble du dossier, y compris le projet de concession, repart chez le contrôleur financier. Après le visa du projet de concession, l’autorisation revient au ministère pour que le ministre de la Fonction publique signe l’arrêté de concession. Ensuite, l’ensemble du dossier est transmis à la Cgrae pour paiement de la pension. Un dossier complet, qui ne souffre d’aucune ambigüité, au bout de 45 jours, peut être finalisé et transmis à la Cgrae.
Tout ce circuit ne démontre-t-il pas la lenteur de l’administration ivoirienne ?
Parler de lenteur est un peu exagéré. L’administration a ses règles et c’est dans le respect de ces règles qu’on a l’impression qu’il y a une certaine lenteur. Et le non-respect de ces règles entraîne la non-validité des actes signés. Un directeur ne peut pas signer à la place d’un ministre, parce qu’aucun texte ne le lui permet. Ainsi, dans le traitement du dossier de retraite, le contrôle financier et la direction de solde sont des partenaires légaux. Un dossier qui engage l’Etat a besoin du visa du contrôleur financier. Et pour que la Cgrae prenne le relai pour le paiement de la pension, il faut que la direction de la solde confirme que le concerné n’est plus payé en qualité de fonctionnaire en activité. Ce sont donc des partenaires du circuit qu’on ne peut pas occulter. Un autre facteur peut entraîner un retard dans le traitement des dossiers et c’est le cas du dernier remaniement ministériel. En effet, dès qu’il y a un changement, le nom de l’ancien signataire qui est porté sur l’acte, doit être remplacé par celui du nouveau. Il n’y a pas de problème pour les actes signés avant le remaniement. Mais, les actes en cours dans le circuit du traitement doivent être ramenés au ministère et le traitement est à reprendre car la signature d’un acte administratif repose sur des bases légales. Et donc, le décret portant nomination des nouveaux membres du gouvernement doit être inséré et les noms changés.
Dans le traitement de leurs dossiers, de nombreux retraités se disent victimes de racket. Qu’en dites-vous ?
Nous mettons cela au compte des rumeurs. Malheureusement, quand on leur demande de dénoncer les coupables, ils sont incapables de nous donner des noms, sous prétexte qu’ils ne veulent pas se créer des problèmes. Mais, s’il y a des cas avérés, nous prendrons nos responsabilités. Que les retraités ne confient pas leurs dossiers à de tierces personnes. Pour éviter ces situations, nous avons mis en place, depuis 2008, un système beaucoup plus sécurisé pour permettre un traitement fluide des dossiers. Aujourd’hui, un fonctionnaire qui part à la retraite, muni des pièces de son dossier se rend à la Direction des affaires administratives et financières (Daaf) du ministère de la Fonction publique où il achète sa pochette au prix de 5000Fcfa. C’est avec cette pochette et les éléments de son dossier qu’il se rend à la cellule de réception, à la régie d’enregistrement, de validation et d’imputation de la direction des pensions. Là, il enregistre le dossier qu’il aura fait en double exemplaire, originaux et photocopies. Il se rend ensuite à la cellule de réception qui vérifie que le dossier est complet. Un récépissé lui est alors délivré. C’est avec ce récépissé qu’il pourra suivre son dossier.
Environ combien de dossiers traitez-vous par an avec ce nouveau système?
Vous savez que, par le passé, avec le départ à la retraite après 30 ans de service, nous traitions plus de 3000 dossiers par an. Mais, avec le nouveau système, nous avons plus de 2000 dossiers, dont 1500 départs à la retraites par la limite d’âge. Cela s’explique par le fait que le départ à la retraite se fait maintenant par la limite d’âge (55 ans), de manière automatique. Le départ à la retraite après 30 ans de service n’est plus automatique. C’est quand l’intéressé le souhaite qu’il prend sa retraite après ces 30 années.
Entretien réalisé par MAE
En quoi consiste le rôle de votre département ?
La première mission de la direction des pensions et des risques professionnels des personnels civils de l’Etat est d’élaborer les actes. Il peut s’agir, notamment, d’actes d’admission à la retraite, de radiation de fonctionnaires, d’allocation viagère, de remboursement éventuel de retenues pour pension, etc. Ensuite, nous sommes chargés de transmettre les dossiers liquidés à la Cgrae pour paiement. Nous nous occupons également d’appliquer la réglementation et d’établir les statistiques relatives aux accidents du travail et aux maladies professionnelles des agents civils et des hautes personnalités de l’Etat. Enfin, la direction des pensions fait des études et des propositions de revalorisation des pensions. A travers donc ces différentes missions, nous traitons 34 différents types de dossiers de pensions.
Quelles sont donc les formalités que doivent remplir les futurs retraités pour toucher leur pension à temps ?
Un fonctionnaire qui doit aller à la retraite le 31 décembre 2010, est invité à nous faire parvenir son dossier au mois d’avril 2010. Ce qui nous permet de disposer au moins de huit mois, d’avril à décembre, pour préparer le dossier et le transmettre à la Caisse des retraites (Cgrae), quatre mois avant, pour que le retraité puisse bénéficier de sa pension fin janvier 2011. Mais, sachez que chaque dossier de pension est un cas spécifique. En effet, à côté du dossier classique de retraite, le fonctionnaire peut avoir des problèmes qui peuvent gêner le traitement de son dossier. En fonction du comportement du fonctionnaire, d’autres éléments pourraient s’ajouter à son dossier. Ainsi, un fonctionnaire qui a été recruté sous un nom précis et qui, en cours de carrière, ajoute un autre nom à ce nom qui a servi à son recrutement devra joindre un certificat d’individualité pour prouver qu’il s’agit de la même personne. Cela peut entraîner un retard dans le traitement de son dossier.
Mais, de quoi est constitué un dossier classique ?
Il existe deux types de dossiers de pension. Il y a le dossier de pension d’ancienneté et le dossier de pension proportionnelle. Mais généralement, le dossier de retraite est composé d’une demande imprimée que nous envoyons à l’intéressé en même temps que la lettre d’information dans laquelle est précisée la nomenclature des pièces nécessaires à la constitution du dossier, à savoir, l’extrait d’acte de naissance de l’intéressé, la photocopie de sa pièce d’identité, les extraits d’acte de naissance de ses enfants, le premier certificat de prise de service, un bulletin de salaire de l’année en cours et une décision de nomination dans l’emploi, sans oublier d’autres éléments spécifiques à chaque cas. Lorsqu’un fonctionnaire doit prendre sa retraite, on fait une photographie de sa situation, depuis son entrée, jusqu’à sa sortie de la Fonction publique. Cela suppose qu’un relevé général de services de sa carrière soit établi. Ce relevé tient compte des différentes situations du fonctionnaire, soit qu’il était en situation normale, de mise à disponibilité ou de détachement, etc. Tout cela est passé au peigne fin, parce que chaque situation a ses effets sur la carrière du fonctionnaire. Ainsi, s’il y a dix ou mille dossiers de pension à traiter, chaque dossier est un cas particulier.
Une fois le dossier réceptionné par l’administration, comment se déroule le traitement ?
Une fois le dossier réceptionné et introduit auprès de la direction des pensions, nous initions, huit mois avant, l’arrêté de mise à la retraite. Celui-ci est transmis au visa du contrôleur financier qui dispose d’un délai de huit jours pour apposer sa signature. Au bout de ces huit jours, il retransmet le projet d’arrêté à la direction des pensions afin que le ministre ou un de ses représentants le signe. Après donc le visa du contrôleur financier et la signature du ministre ou de son délégué, la copie est transmise à la direction de la solde ou à l’agence comptable des Epn ou des institutions pour l’établissement du Ccp. A ce niveau, ces services bénéficient d’un délai de 14 jours pour nous faire parvenir deux ampliations du Ccp. Au bout de ces 14 jours, dès que nous avons le Ccp, nous le joignons au dossier de retraite que l’intéressé a déjà introduit au ministère de la Fonction publique et nous initions l’acte de concession de pension. L’ensemble du dossier, y compris le projet de concession, repart chez le contrôleur financier. Après le visa du projet de concession, l’autorisation revient au ministère pour que le ministre de la Fonction publique signe l’arrêté de concession. Ensuite, l’ensemble du dossier est transmis à la Cgrae pour paiement de la pension. Un dossier complet, qui ne souffre d’aucune ambigüité, au bout de 45 jours, peut être finalisé et transmis à la Cgrae.
Tout ce circuit ne démontre-t-il pas la lenteur de l’administration ivoirienne ?
Parler de lenteur est un peu exagéré. L’administration a ses règles et c’est dans le respect de ces règles qu’on a l’impression qu’il y a une certaine lenteur. Et le non-respect de ces règles entraîne la non-validité des actes signés. Un directeur ne peut pas signer à la place d’un ministre, parce qu’aucun texte ne le lui permet. Ainsi, dans le traitement du dossier de retraite, le contrôle financier et la direction de solde sont des partenaires légaux. Un dossier qui engage l’Etat a besoin du visa du contrôleur financier. Et pour que la Cgrae prenne le relai pour le paiement de la pension, il faut que la direction de la solde confirme que le concerné n’est plus payé en qualité de fonctionnaire en activité. Ce sont donc des partenaires du circuit qu’on ne peut pas occulter. Un autre facteur peut entraîner un retard dans le traitement des dossiers et c’est le cas du dernier remaniement ministériel. En effet, dès qu’il y a un changement, le nom de l’ancien signataire qui est porté sur l’acte, doit être remplacé par celui du nouveau. Il n’y a pas de problème pour les actes signés avant le remaniement. Mais, les actes en cours dans le circuit du traitement doivent être ramenés au ministère et le traitement est à reprendre car la signature d’un acte administratif repose sur des bases légales. Et donc, le décret portant nomination des nouveaux membres du gouvernement doit être inséré et les noms changés.
Dans le traitement de leurs dossiers, de nombreux retraités se disent victimes de racket. Qu’en dites-vous ?
Nous mettons cela au compte des rumeurs. Malheureusement, quand on leur demande de dénoncer les coupables, ils sont incapables de nous donner des noms, sous prétexte qu’ils ne veulent pas se créer des problèmes. Mais, s’il y a des cas avérés, nous prendrons nos responsabilités. Que les retraités ne confient pas leurs dossiers à de tierces personnes. Pour éviter ces situations, nous avons mis en place, depuis 2008, un système beaucoup plus sécurisé pour permettre un traitement fluide des dossiers. Aujourd’hui, un fonctionnaire qui part à la retraite, muni des pièces de son dossier se rend à la Direction des affaires administratives et financières (Daaf) du ministère de la Fonction publique où il achète sa pochette au prix de 5000Fcfa. C’est avec cette pochette et les éléments de son dossier qu’il se rend à la cellule de réception, à la régie d’enregistrement, de validation et d’imputation de la direction des pensions. Là, il enregistre le dossier qu’il aura fait en double exemplaire, originaux et photocopies. Il se rend ensuite à la cellule de réception qui vérifie que le dossier est complet. Un récépissé lui est alors délivré. C’est avec ce récépissé qu’il pourra suivre son dossier.
Environ combien de dossiers traitez-vous par an avec ce nouveau système?
Vous savez que, par le passé, avec le départ à la retraite après 30 ans de service, nous traitions plus de 3000 dossiers par an. Mais, avec le nouveau système, nous avons plus de 2000 dossiers, dont 1500 départs à la retraites par la limite d’âge. Cela s’explique par le fait que le départ à la retraite se fait maintenant par la limite d’âge (55 ans), de manière automatique. Le départ à la retraite après 30 ans de service n’est plus automatique. C’est quand l’intéressé le souhaite qu’il prend sa retraite après ces 30 années.
Entretien réalisé par MAE
