L’information dans l’entreprise

Dans toutes entreprises grandes ou petites, il n’est pas très souvent facile ou aisé pour le manager de suivre les opérations de façon directe. Le manager a pour rôle de prendre des décisions, de mettre en place des plans pour atteindre les objectifs, de contrôler les activités, et ce en obtenant des informations formelles et/ou informelles. Pour l’entreprise, de part sa stratégie de communication qui vise à faire passer des messages tels que l’existence de nouveaux produits/services, le rappel de l’existence d’anciens produits/services, la correction de la mauvaise perception d’un produit/service dûe à une situation précise, le développement de la fréquence de consommation du produit/service, etc. ; l’information, elle, permet d’atteindre le but souhaité. Comment peut-on donc la définir, pour mieux l’appréhender et la comprendre ?

L’information
Le concept de l’information dans l’entreprise est un peu complexe par rapport à la notion générale du terme qui est le fait d’informer, c’est-à-dire de mettre au courant. L’information est un ensemble de données qui sont interprétées et comprises par le receveur du message. Il faut savoir que le receveur, autant que l’envoyeur du message, est impliqué dans la transformation de ces données en information qui aussi vrai que cela puisse paraitre, peuvent avoir différentes significations pour différentes personnes. Toutefois, l’information se doit d’être appropriée dans le but d’ajouter de la valeur, de réduire les incertitudes et d’être utilisable pour le but souhaité. L’information en entreprise possède plusieurs caractéristiques et peut être classifiée de différentes façons.

Les classifications de l’information
Les différentes façons de classifications de l’information sont comme suit :
Par source : l’information interne ou externe, l’information primaire, secondaire, etc.
Par nature : la quantité et la qualité de l’information, de façon formelle ou informelle…
Par temps : c’est-à-dire l’information passée, présente ou future
Par la fréquence : l’information donnée de façon continue, par heure, quotidienne, mensuelle, annuelle…
Par l’usage : l’information pour la planification, pour le contrôle, pour la prise de décision…
Par la forme : qui sous-entend de façon orale, visuelle, écrite…
Par période : de façon planifiée, occasionnelle, ou à la demande…
Par type : c’est-à-dire de façon détaillée, résumée ou abstraite…

L’information en plus de ces fonctions générales qui sont d’améliorer la connaissance sur un thème précis, assiste le manager dans beaucoup d’autres domaines que sont :
La réduction des incertitudes : les incertitudes existent où il y a des connaissances qui sont tres moyennes. Si même les connaissances étaient parfaites, l’information exacte permettrait de réduire les possibilités d’existence de ce qui peut ne pas être totalement connu. Cela est utile pour les fonctions de planification et de prise de décision.
Une aide pour le contrôle : cela en pourvoyant à la connaissance, sur la performance de l’entreprise et l’étendue des déviations du plan de performance, l’information permet donc au manager de contrôler les opérations.
Un moyen de communication : pour le manager, l’ensemble des collaborateurs et l’entreprise, l’information est une nécessité pour tout développement, les plans, les prévoyances et les changements à faire.
Une aide à la simplification : car l’information permet de réduire les incertitudes et met en relief la compréhension des choses, des problèmes pour les simplifier et les rendre plus gérables.
La valeur de l’information

La communication à vrai dire n’a pas de valeur en elle même. Sa valeur dérive de l’effet qu’elle aura sur le receveur de l’information qui peut être soit un collaborateur, la clientèle ou des partenaires de l’entreprise, bref, de tous ceux qui peuvent avoir une influence sur le développement de l’entreprise, à qui l’information est diffusée. Cette valeur est le résultat de l’effet que l’information crée et ce, en moins du coût de diffusion de cette information. On a souvent tendance à croire que le plus d’informations, le plus tôt possible, de façon plus récente et sûre, est ce qu’il y a de mieux. Cela est possible, mais ci cette information ne crée aucune amélioration des résultats escomptés, elle n’a aucune valeur pour le manager ou l’entreprise.

Les caractéristiques de la bonne information
La bonne communication est celle qui quand elle est utilisée, crée de la valeur pour l’entreprise. La bonne information est celle qui est appropriée et exacte pour son propos, elle est assez complète pour le problème donné, elle doit provenir d’une source qui inspire confiance au receveur et utilisateur de cette information, elle doit être communiquée à la personne ou au groupe de personnes exactes, communiquer dans un bon temps pour son propos, qui contient un bon niveau de détails, communiquée dans le bon moyen de communication, qui est compréhensible par le ou les receveurs.
Communication # information

La communication ne signifie pas informer alors que informer c’est communiquer pour une entreprise. Il est donc important pour le manager et l’entreprise de connaitre la raison et l’objectif visé pour la stratégie de communication afin de savoir à qui passer l’information exacte et précise pour une campagne de communication réussie.

OYANOU GAUDET , consultant