Limitée au nord par l’avenue 1, au sud par l’avenue 2 ou le quartier Sicogi, à l’est par la rue 11 et à l’ouest par la rue 12, la sous-direction de l’état civil se trouve au sein de la Mairie centrale. Comment se présente-t-elle ? Quelles sont ses attributions ? Qu’en est-il de l’accueil réservé à la construction du futur état civil secondaire au Chu de Treichville ?
Présentation de la sous-direction de l’état civil
Les réponses aux différentes questions de ce dossier, qui nous met au cœur de notre état civil, ont été enrichies par la collaboration de Yao Mathieu, Sous-directeur de l’état civil, des légalisations, des certifications et du système informatique, rencontré le lundi 16 octobre 2017 dans ses locaux sis au sein même de l’état civil. Quand on parle d’état civil, on fait allusion de facto à trois (3) éléments : naissance, décès et mariage. A la Mairie de Treichville, la sous-direction de l’état civil appartient à la Direction de l’Administration générale en charge des Affaires administratives et d’état civil de Cissé Mohamed Aboubacar Sidikh Bacongo. Qui a bien voulu autoriser nos investigations. Il s’agit d’une équipe de quarante-six (46) personnes, dont trente-cinq (35) agents titulaires voire embauchés et onze (11) contractuels. La sous-direction de l’état civil est placée sous la férule du Sous-directeur de l’état civil, des légalisations et des certifications et du système informatique, qui a pour collaborateurs directs trois (3) chefs de services. Le premier s’occupe du service de l’état civil, le deuxième du service des légalisations, des certifications et des opérations militaires et le dernier gère le service du système informatique et de la production des actes.
Les différentes sections et leurs attributions
La sous-direction de l’état civil est composée de quatre (4) sections. A savoir la Section Naissance, la Section Mariage, la Section Décès et la Section Autres que. La première section s’occupe des déclarations de naissance, de l’établissement et de la livraison des actes de naissance. Ainsi, reçoit-elle, non seulement, les déclarations, mais aussi, établit et délivre les actes de naissance. II en est de même pour la section décès, en ce sens qu’elle reçoit les déclarations et délivre les actes de décès. Qui ont atteint 4 mille l’année précédente. Dans la section mariage, les agents en charge de la régularisation des dossiers des futurs mariés les reçoivent et délivrent, par la suite, aux conjoints, désormais unis par les liens sacrés, des actes de mariage. Ces agents sont aussi disponibles pour mettre à la disposition des mariés des avis et motions de mariage, qu’ils déposent dans leurs lieux de naissance ou utilisent pour leurs usages personnels. Quant à la dernière section dénommée Autres que, elle s’occupe des reconnaissances. A ce niveau, il est question très souvent de l’absence du père biologique au moment de la déclaration de naissance. Ce faisant, ledit père est tenu de venir à la mairie pour faire la déclaration de reconnaissance afin que l’enfant porte son nom. En plus de la reconnaissance, cette section traite, aussi, les adoptions plénières et les adoptions simples. L’adoption simple est relative à l’ajout du nom de l’adoptant au patronyme déjà existant pour donner un nom composé. Avec l’adoption plénière, on aboutit à un changement complet du nom initial par l’adoptant, qui utilise le sien. Cela veut simplement dire, que si, par exemple, Kouassi adopte l’enfant appelé Yao, ce nom Yao disparait au profit, désormais, de Kouassi. Ce sera simplement et dorénavant l’enfant Kouassi. Tout change, donc, au niveau de la filiation.
Informatisation imminente de l’état civil
Avant de nous attarder sur la particularité du rendement des agents dudit service, intéressons-nous aux efforts fournis par les agents et aux moyens mis à leur disposition par le Conseil municipal. Notre mairie est bien partie, dans la mesure où elle parvient à délivrer en 48 heures et même 24 heures des actes. Qu’il s’agisse des naissances, mariages, certifications et légalisations, des enseignes au niveau des différents guichets l’attestent clairement (cf. tableau ci-dessous). « Nous pouvons bien délivrer tous les actes en 24 heures, mais, nous préférons, par mesure de prudence, parler de 48 heures. Et ce délai est respecté. Notre seule difficulté actuelle, qui sera le plus tôt résolue, car c’est une question de temps, est que les actes ne sont pas tous traités et validés. Il s’agit, surtout, des actes, qui datent des années antérieures, notamment de 1978. Ce sont de nombreux cas auxquels le service informatique s’occupe au fil des jours avec l’aide considérable et salutaire de nos contractuels. Dès que ce travail sera terminé, nous pourrons délivrer tous les actes en 24 heures. Avec les efforts actuels des agents du système informatique soutenus par les contractuels, d’ici peu, cette situation ne sera plus qu’un lointain souvenir. Ainsi, passerons- nous à l’informatisation de tous les actes. Et pourquoi ne pas croire, que nous délivrerons des actes par internet ? Cela est possible au regard de ce que font le Conseil municipal et nos responsables pour ce service. Franchement, la particularité de la mairie de Treichville vient de ce que le Conseil municipal et nos responsables mettent à notre disposition des moyens adéquats pour mieux servir les populations en respectant les délais de livraison », a soutenu Yao Mathieu.
Rendements incomparables et fin des longues attentes
En attendant la fin des saisies et validations des actes, et au final l’informatisation du service de l’état civil, les agents ne restent pas les bras croisés. Mieux, ils reçoivent et délivrent par an, au bas mot, plus de 300 mille déclarations et actes de mariage, naissance et décès, … Les légalisations et livraisons de diplômes se font en 24 heures. Ces chiffres traduisent combien ce service de la mairie de Treichville offre des rendements incomparables. Cette production résulte d’un inlassable travail, qui débute, pour les jours ouvrés (du lundi au vendredi) à 7 heures 30 minutes pour prendre fin à 16 heures 30 minutes de façon ininterrompue. Pour les jours ouvrables, précisément et uniquement, les samedis, il y a une permanence de 8 heures à 12 heures pour servir les demandeurs des déclarations et/ou de certificats décès. Cette démarche des jours ouvrables s’explique par la volonté du Conseil municipal de soulager les familles éplorées en leur permettant d’obtenir le plus rapidement cet acte en cas d’urgence, au lieu, qu’ils attendent, malgré eux, jusqu’au lundi pour s’occuper de leurs défunts. Ce travail considérable fourni dans l’ensemble permet de noter avec satisfaction, que le renouvellement des actes a connu une évolution. En dehors des plus de 6 mille déclarations enregistrées en 2016, les agents ont délivré 12 mille actes la même année, et plus de 15 mille avant la fin de cette année 2017. Ce qui veut dire, qu’il y a eu plus d’affluence cette année. Ce satisfecit vient de ce que, la moitié des actes ayant été validés par le système informatique, la signature des actes n’a pas tardé. Par conséquent, il n’y a pas eu des attentes. « En fait, au départ, nous avions un problème de signature, mais depuis que Monsieur le Ministre François Albert Amichia, Maire et Premier responsable de la Mairie a bien voulu me donner l’autorisation, les attentes ne sont plus les mêmes et nos guichets ne sont plus débordés», a confié le Sous-directeur. Cependant, il ne s’ensuit pas moins quelques désagréments isolés. Il s’agit des erreurs de saisie sur les actes. Si la Sous-direction peut résoudre le problème, elle n’hésite pas. Dans les cas contraires, elle montre les voies de recours en conseillant, très souvent, aux pétitionnaires de se rendre devant les juridictions compétentes. Outre ces erreurs, qui sont rares, les agents sont confrontés à la présence de fausses déclarations et de faux actes. Si les cas de fausses déclarations ne sont pas légion, il n’en est pas de même pour ceux des faux extraits. « Nous recevons souvent de faux extraits, que nous refusons. Dans la plupart des circonstances, ce sont des actes non établis dans nos services et encore moins par nos agents. Nous n’accusons pas, a priori, les usagers parce qu’ils ne savent pas que ces actes sont faux. Toutefois, pour qu’ils ne se fassent plus gruger, nous leur demandons de venir directement eux-mêmes faire établir leurs actes au lieu de passer par des personnes, qui ne sont pas agents de l’état civil. C’est un appel, que je lance, donc, aux populations pour qu’elles viennent elles-mêmes faire leurs déclarations de naissance avec ou sans les nouveau-nés à nos guichets où elles seront bien reçues et rapidement servies. Nous ne posons aucune contrainte pour la réception des déclarations. Nous acceptons même ceux qui n’accompagnent pas leurs demandes de pièces justificatives, parce qu’elles ne sont pas une obligation. Nous recevons d’abord le demandeur afin de lui permettre dans l’immédiat d’avoir au moins un document, qui lui favorisera par la suite l’établissement de l’acte dès qu’il sera en possession des pièces justificatives», a rassuré le Sous-directeur Yao Mathieu. Avant de souligner avec regret, que les actes de mariage ont diminué cette année à cause de la fermeture de la salle des mariages pour réhabilitation.
Le futur état civil secondaire déjà salué par les populations
La Mairie de Treichville et son état civil ne travaillent pas en vase clos. Et pour cause « Aujourd’hui, nous sommes, avec le Ministère de l’intérieur, celui de la santé, et en collaboration avec l’Unicef, en train de voir comment travailler sur place dans les maternités et hôpitaux afin d’encourager tout le monde à déclarer les naissances », a souligné Yao Mathieu. Il y a une baisse au niveau des déclarations de naissance. De 6 000 l’année dernière, l’état civil est passé cette année à 3 mille déclarations à cause de la fermeture de la maternité du Centre Hospitalier Universitaire de Treichville (CHUT) pour des travaux. Or, cet établissement fournit à lui seul 60 % des déclarations et actes. « C’est pourquoi la construction future de l’état civil secondaire au CHUT est une bonne politique initiée par nos responsables », s’est-il réjoui. En cela, il rejoint le grand nombre de citoyens (Cf. Parole aux populations, P. 22) ayant salué cette politique du Conseil municipal initiée par le Maire François Albert Amichia, qui entend, ainsi, rapprocher les populations de leur état civil.
Bon à savoir sur l’état civil de la mairie de Treichville :
1-
Pièces déclaration de naissance Demande d’acte de naissance Déclarations de décès et actes de décès certification légalisation
Livraison en 48h 48h 48h 24h 24h
2-Ouverture et fermeture : -Du lundi au vendredi de 7h30 à 16h30 en non stop. -Samedi : une permanence de 8h à 12h pour les cas de déclaration de décès.
Présentation de la sous-direction de l’état civil
Les réponses aux différentes questions de ce dossier, qui nous met au cœur de notre état civil, ont été enrichies par la collaboration de Yao Mathieu, Sous-directeur de l’état civil, des légalisations, des certifications et du système informatique, rencontré le lundi 16 octobre 2017 dans ses locaux sis au sein même de l’état civil. Quand on parle d’état civil, on fait allusion de facto à trois (3) éléments : naissance, décès et mariage. A la Mairie de Treichville, la sous-direction de l’état civil appartient à la Direction de l’Administration générale en charge des Affaires administratives et d’état civil de Cissé Mohamed Aboubacar Sidikh Bacongo. Qui a bien voulu autoriser nos investigations. Il s’agit d’une équipe de quarante-six (46) personnes, dont trente-cinq (35) agents titulaires voire embauchés et onze (11) contractuels. La sous-direction de l’état civil est placée sous la férule du Sous-directeur de l’état civil, des légalisations et des certifications et du système informatique, qui a pour collaborateurs directs trois (3) chefs de services. Le premier s’occupe du service de l’état civil, le deuxième du service des légalisations, des certifications et des opérations militaires et le dernier gère le service du système informatique et de la production des actes.
Les différentes sections et leurs attributions
La sous-direction de l’état civil est composée de quatre (4) sections. A savoir la Section Naissance, la Section Mariage, la Section Décès et la Section Autres que. La première section s’occupe des déclarations de naissance, de l’établissement et de la livraison des actes de naissance. Ainsi, reçoit-elle, non seulement, les déclarations, mais aussi, établit et délivre les actes de naissance. II en est de même pour la section décès, en ce sens qu’elle reçoit les déclarations et délivre les actes de décès. Qui ont atteint 4 mille l’année précédente. Dans la section mariage, les agents en charge de la régularisation des dossiers des futurs mariés les reçoivent et délivrent, par la suite, aux conjoints, désormais unis par les liens sacrés, des actes de mariage. Ces agents sont aussi disponibles pour mettre à la disposition des mariés des avis et motions de mariage, qu’ils déposent dans leurs lieux de naissance ou utilisent pour leurs usages personnels. Quant à la dernière section dénommée Autres que, elle s’occupe des reconnaissances. A ce niveau, il est question très souvent de l’absence du père biologique au moment de la déclaration de naissance. Ce faisant, ledit père est tenu de venir à la mairie pour faire la déclaration de reconnaissance afin que l’enfant porte son nom. En plus de la reconnaissance, cette section traite, aussi, les adoptions plénières et les adoptions simples. L’adoption simple est relative à l’ajout du nom de l’adoptant au patronyme déjà existant pour donner un nom composé. Avec l’adoption plénière, on aboutit à un changement complet du nom initial par l’adoptant, qui utilise le sien. Cela veut simplement dire, que si, par exemple, Kouassi adopte l’enfant appelé Yao, ce nom Yao disparait au profit, désormais, de Kouassi. Ce sera simplement et dorénavant l’enfant Kouassi. Tout change, donc, au niveau de la filiation.
Informatisation imminente de l’état civil
Avant de nous attarder sur la particularité du rendement des agents dudit service, intéressons-nous aux efforts fournis par les agents et aux moyens mis à leur disposition par le Conseil municipal. Notre mairie est bien partie, dans la mesure où elle parvient à délivrer en 48 heures et même 24 heures des actes. Qu’il s’agisse des naissances, mariages, certifications et légalisations, des enseignes au niveau des différents guichets l’attestent clairement (cf. tableau ci-dessous). « Nous pouvons bien délivrer tous les actes en 24 heures, mais, nous préférons, par mesure de prudence, parler de 48 heures. Et ce délai est respecté. Notre seule difficulté actuelle, qui sera le plus tôt résolue, car c’est une question de temps, est que les actes ne sont pas tous traités et validés. Il s’agit, surtout, des actes, qui datent des années antérieures, notamment de 1978. Ce sont de nombreux cas auxquels le service informatique s’occupe au fil des jours avec l’aide considérable et salutaire de nos contractuels. Dès que ce travail sera terminé, nous pourrons délivrer tous les actes en 24 heures. Avec les efforts actuels des agents du système informatique soutenus par les contractuels, d’ici peu, cette situation ne sera plus qu’un lointain souvenir. Ainsi, passerons- nous à l’informatisation de tous les actes. Et pourquoi ne pas croire, que nous délivrerons des actes par internet ? Cela est possible au regard de ce que font le Conseil municipal et nos responsables pour ce service. Franchement, la particularité de la mairie de Treichville vient de ce que le Conseil municipal et nos responsables mettent à notre disposition des moyens adéquats pour mieux servir les populations en respectant les délais de livraison », a soutenu Yao Mathieu.
Rendements incomparables et fin des longues attentes
En attendant la fin des saisies et validations des actes, et au final l’informatisation du service de l’état civil, les agents ne restent pas les bras croisés. Mieux, ils reçoivent et délivrent par an, au bas mot, plus de 300 mille déclarations et actes de mariage, naissance et décès, … Les légalisations et livraisons de diplômes se font en 24 heures. Ces chiffres traduisent combien ce service de la mairie de Treichville offre des rendements incomparables. Cette production résulte d’un inlassable travail, qui débute, pour les jours ouvrés (du lundi au vendredi) à 7 heures 30 minutes pour prendre fin à 16 heures 30 minutes de façon ininterrompue. Pour les jours ouvrables, précisément et uniquement, les samedis, il y a une permanence de 8 heures à 12 heures pour servir les demandeurs des déclarations et/ou de certificats décès. Cette démarche des jours ouvrables s’explique par la volonté du Conseil municipal de soulager les familles éplorées en leur permettant d’obtenir le plus rapidement cet acte en cas d’urgence, au lieu, qu’ils attendent, malgré eux, jusqu’au lundi pour s’occuper de leurs défunts. Ce travail considérable fourni dans l’ensemble permet de noter avec satisfaction, que le renouvellement des actes a connu une évolution. En dehors des plus de 6 mille déclarations enregistrées en 2016, les agents ont délivré 12 mille actes la même année, et plus de 15 mille avant la fin de cette année 2017. Ce qui veut dire, qu’il y a eu plus d’affluence cette année. Ce satisfecit vient de ce que, la moitié des actes ayant été validés par le système informatique, la signature des actes n’a pas tardé. Par conséquent, il n’y a pas eu des attentes. « En fait, au départ, nous avions un problème de signature, mais depuis que Monsieur le Ministre François Albert Amichia, Maire et Premier responsable de la Mairie a bien voulu me donner l’autorisation, les attentes ne sont plus les mêmes et nos guichets ne sont plus débordés», a confié le Sous-directeur. Cependant, il ne s’ensuit pas moins quelques désagréments isolés. Il s’agit des erreurs de saisie sur les actes. Si la Sous-direction peut résoudre le problème, elle n’hésite pas. Dans les cas contraires, elle montre les voies de recours en conseillant, très souvent, aux pétitionnaires de se rendre devant les juridictions compétentes. Outre ces erreurs, qui sont rares, les agents sont confrontés à la présence de fausses déclarations et de faux actes. Si les cas de fausses déclarations ne sont pas légion, il n’en est pas de même pour ceux des faux extraits. « Nous recevons souvent de faux extraits, que nous refusons. Dans la plupart des circonstances, ce sont des actes non établis dans nos services et encore moins par nos agents. Nous n’accusons pas, a priori, les usagers parce qu’ils ne savent pas que ces actes sont faux. Toutefois, pour qu’ils ne se fassent plus gruger, nous leur demandons de venir directement eux-mêmes faire établir leurs actes au lieu de passer par des personnes, qui ne sont pas agents de l’état civil. C’est un appel, que je lance, donc, aux populations pour qu’elles viennent elles-mêmes faire leurs déclarations de naissance avec ou sans les nouveau-nés à nos guichets où elles seront bien reçues et rapidement servies. Nous ne posons aucune contrainte pour la réception des déclarations. Nous acceptons même ceux qui n’accompagnent pas leurs demandes de pièces justificatives, parce qu’elles ne sont pas une obligation. Nous recevons d’abord le demandeur afin de lui permettre dans l’immédiat d’avoir au moins un document, qui lui favorisera par la suite l’établissement de l’acte dès qu’il sera en possession des pièces justificatives», a rassuré le Sous-directeur Yao Mathieu. Avant de souligner avec regret, que les actes de mariage ont diminué cette année à cause de la fermeture de la salle des mariages pour réhabilitation.
Le futur état civil secondaire déjà salué par les populations
La Mairie de Treichville et son état civil ne travaillent pas en vase clos. Et pour cause « Aujourd’hui, nous sommes, avec le Ministère de l’intérieur, celui de la santé, et en collaboration avec l’Unicef, en train de voir comment travailler sur place dans les maternités et hôpitaux afin d’encourager tout le monde à déclarer les naissances », a souligné Yao Mathieu. Il y a une baisse au niveau des déclarations de naissance. De 6 000 l’année dernière, l’état civil est passé cette année à 3 mille déclarations à cause de la fermeture de la maternité du Centre Hospitalier Universitaire de Treichville (CHUT) pour des travaux. Or, cet établissement fournit à lui seul 60 % des déclarations et actes. « C’est pourquoi la construction future de l’état civil secondaire au CHUT est une bonne politique initiée par nos responsables », s’est-il réjoui. En cela, il rejoint le grand nombre de citoyens (Cf. Parole aux populations, P. 22) ayant salué cette politique du Conseil municipal initiée par le Maire François Albert Amichia, qui entend, ainsi, rapprocher les populations de leur état civil.
Bon à savoir sur l’état civil de la mairie de Treichville :
1-
Pièces déclaration de naissance Demande d’acte de naissance Déclarations de décès et actes de décès certification légalisation
Livraison en 48h 48h 48h 24h 24h
2-Ouverture et fermeture : -Du lundi au vendredi de 7h30 à 16h30 en non stop. -Samedi : une permanence de 8h à 12h pour les cas de déclaration de décès.
