Reconstruction des registres de l’état-civil - Des dispositifs pour aider les populations

Quatre mois. C’est le temps qu’a pris la phase préparatoire de la reconstruction des registres de l’état-civil. Il s’agissait, au cours de cette phase, de faire l’inventaire de l’ensemble des registres disparus ou détruits du fait de la crise politico-militaire ou des mauvaises conditions de conservateur. L’opération qui s’inscrit dans le cadre de l’application de l’Accord politique de Ouagadougou, a été confiée au ministère de la Justice et des Droits de l’Homme. Elle a bénéficié de l’appui financier de la Commission européenne. Cette opération s’est faite dans trente-quatre (34) tribunaux ou sections de tribunaux de première instance et les quatre cent quarante-trois (443) circonscriptions de l’état-civil en fonction en 2002. L’inventaire a porté sur l’ensemble des registres de l’état-civil du pays, qui est estimé à un peu plus de 700 mille. En l’occurrence, 350 mille registres originaux et 350 mille registres doubles. Les registres détruits ou disparus sont à peu près au nombre de 20 mille. Ce qui correspond à pratiquement 1 million d’actes de naissance, de mariage, de décès et autres qui ont été détruits ou ont disparu. Cet inventaire a permis de dresser par recoupement informatique, la liste exacte des registres disparus ou détruits. C’est cette liste qui fait l’objet de publication dans les sous-préfectures, les mairies, les sites choisis pour l’opération et dans un numéro spécial de Fraternité-Matin. En plus de cette publication, un appel national restreint invitera l’ensemble des personnes déclarées dans les registres mentionnés à faire reconstituer leurs actes devant la Commission de reconstitution de la sous-préfecture de leur lieu d’enregistrement.
Comment la phase préparatoire a été organisée
Pour mieux exécuter le travail sur le terrain, le pays a été découpé en six (6) administratives. Chaque zone était supervisée par un Centre de soutien régional situé dans une des principales villes de la zone : Abidjan (1), San-Pedro (2), Bouaké (3), Man (4), Korhogo (5) et Bondoukou (6). L’équipe du centre de soutien régional était composé d’un coordinateur régional, d’un logisticien, d’un informaticien, d’un assistant administratif et financier et d’un responsable communication régionale. Ces centres étaient relayés par des équipes de coordination locale situées dans les chefs lieux des Tribunaux ou sections de tribunaux de première instance. Ces équipes, elles-mêmes étaient composées d’un coordinateur local, d’un chef archiviste, d’un chef opérateur de saisie et de leurs équipes. Ce sont ainsi, 817 personnes qui ont été recrutées, formées et déployées sur l’ensemble du territoire national. Les équipes techniques ont assisté les greffiers dans l’identification et la saisie informatique des doubles des registres en dépôt dans les greffes de chacun des Tribunaux de première instance. Elles se sont également parallèlement déployées dans les circonscriptions d’état-civil (communes et sous-préfectures) du ressort du Tribunal, afin d’assister les officiers et les agents d’état-civil dans l’identification et la saisie informatique des registres originaux.
La phase administrative
Après l’inventaire, la liste des registres à reconstituer sera fournie aux commissions de reconstitution par le ministère de la Justice. Ce sont ces listes qui seront publiées dans les sous-préfectures et les mairies, dans les chefs-lieux de département, au tribunal de la localité, sur Internet, etc. afin que les populations tant au plan national que local soient suffisamment informées. A côté de la publication, les commissions de reconstitution des registres seront sur place pour accueillir les requérants. La commission comprend un organe délibérant et un secrétariat permanent. L’organe délibérant de la commission est présidé par le sous-préfet ou dans les communes d’Abidjan par un commissaire du gouvernement nommé par arrêté du ministre de l’Intérieur. Les autres membres sont le président du Conseil général ou son représentant, le Gouverneur du District ou son représentant, le maire, le député de la circonscription, la notabilité représentée par deux chefs de villages désignés par le sous-préfet, le représentant local de l’Office national de l’Identification (ONI) et les membres des commissions locales de supervision de l’identification (CLSI). Quant au secrétariat permanent, il est composé de deux agents d’état-civil et est chargé de recevoir les demandes des requérants. Les agents d’état-civil reçoivent en outre la déclaration des témoins éventuels. Cette déclaration est signée et datée à la fois par le témoin et par l’agent d’état-civil, puis annexée au formulaire de reconstitution. Les requêtes sont ensuite traitées par la commission sur la base des documents et les renseignements donnés par les personnes concernées. Notamment la notoriété publique, les fichiers électoraux, d’identité, de recensement des populations, professionnels, ou des extraits, copies d’actes de l’état-civil, ou encore de tous les documents officiels ou tenant lieu d’archives nationales, sectorielles ou locales. Bref, la commission se donne tous les moyens de contrôle possibles dans les délais légaux. La liste provisoire des requérants dont les demandes ont été acceptées est publiée à la sous-préfecture ou en tout autre lieu du territoire national qu’elle juge utile. Pour des éventuelles observations et réclamations qui seront si elles sont justifiées, prises en compte par la commission. La liste définitive des requérants est publiée au chef-lieu de la circonscription ou du centre secondaire de l’état-civil ou en tout autre lieu du territoire national que la commission juge utile.
La phase judiciaire
Après cette étape, le président de la commission transmet cette liste au procureur de la République. Celui-ci peut, en cas de besoin, ordonner le rétablissement des actes dont l’existence a été constatée. Le Tribunal ordonne, à son tour, le rétablissement de tous les actes dont l’existence a été constatée. Après réception des extraits de jugement, le procureur de la république les transmet à son tour à la commission qui se charge de les acheminer immédiatement à chaque officier d’état-civil selon son ressort de compétence. Dès réception par les officiers d’état-civil, les extraits des jugements sont transcrits dans les registres d’état-civil prévus à cet effet. La commission dépose les originaux des registres reconstitués à la circonscription d’état-civil et les doubles auprès du Tribunal de rattachement.
L’opération de reconstruction des registres d’état-civil disparus ou détruits s’inscrit dans le programme de modernisation de l’état-civil en Côte d’Ivoire (MECCI) .Ce programme, lancé avec l’opération de reconstitution, permettra de remettre le système en conformité avec la loi et de le renforcer. A terme, il permettra la nécessaire informatisation de notre état-civil.
JCC
(Source : ministère de la Justice et des Droits de l’Homme)
Le parcours du requérant
¨Pour connaître l’état de son registre, le requérant consulte les listes à la mairie, la sous-préfecture, les tribunaux, au siège de l’Office national de l’identification, de la Commission nationale de supervision de l’Identification, des consulats, le site Internet du projet (www.etatcivil-ci.org), sur ONUCI-FM, les radios de proximité ou le centre d’appel mis à la disposition du public par le ministère de la Justice. Il doit faire une demande de reconstruction en se présentant devant la commission ou se faire représenter. A cet effet, il doit préparer des pièces justificatives ou à défaut, désigner deux témoins majeurs. Il se rend ensuite au secrétariat permanent de la sous-préfecture du lieu où a été enregistré l’acte à reconstituer. Il fait enregistrer sa demande de reconstitution, ainsi que ses justificatives ou ses témoignages. Le requérant plus tard, doit vérifier lors de sa publication, la liste provisoire sur le lieu où il a fait la demande de reconstitution. Et ce, pour des éventuelles observations ou réclamations. S’il n’est pas sur la liste provisoire ou si sa demande de reconstitution a été mal retranscrite, le requérant non satisfait peut présenter un recours gracieux devant la commission. Il doit procéder de la même manière pendant l’affichage de la liste définitive. S’il n’est pas sur la liste définitive ou si sa demande de reconstitution a été mal retranscrite, il peut faire appel devant le Tribunal. Toutes ces étapes passées, le requérant peut enfin retirer son acte reconstitué à la mairie ou à la sous-préfecture où il a enregistré l’acte initial en s’acquittant uniquement des 500 FCFA du timbre fiscal.
Chiffres
importants
Matériel déployé :
45 véhicules
186 micro-ordinateurs
35 serveurs informatiques
75 imprimantes
38 photocopieurs
7 000 000 d’étiquettes
3.000.000 de copies d’actes
3 000 000 d’hologrammes
Personnel et organisation:
817 personnes recrutées, formées et déployées
1400 personnes mobilisées au sein des TPI, des sous-préfectures et des mairies
305 sous-préfets formés
20 journalistes formés
6 centres régionaux de soutien mis en place
35 centres de saisie mis en place
299 localités visitées
486 centres de l’état civil (principaux et secondaire) et 34 TPI visités