Il y a urgence. L’état civil court un grand danger, manipulé qu’il est par des personnes non autorisées à en avoir accès et dans des conditions préoccupantes.
La scène a presque l’air anodin. Des jeunes gens manipulent des spécimens d’acte de naissance à la mairie d’Abobo. Nous sommes le vendredi 29 novembre. Ils en exhibent pêle-mêle au premier venu. On peut les entendre héler des visiteurs dans la cour de la mairie. « Ce sont des débrouillards, ils ne sont pas de nos services », révèle un agent municipal, qui a requis l’anonymat. Comme s’il nous prévenait qu’il faut se méfier de « ces margouillats », il nous indique du doigt les bureaux de l’état civil. Mais les pétitionnaires qui évitent ces jeunes, butent sur une longue file d’attente devant un guichet. Pour le retrait ou l’établissement d’un acte, il faut attendre son tour, en effet. A notre demande, un agent de la police municipale nous introduit au secrétariat du responsable administratif. Antoine Sahin est sous-directeur de l’état civil et population de la mairie d’Abobo. Avec lui, nous évoquons la conservation des documents de l’état civil. « Nous avons une salle très exiguë, ce qui ne rend pas aisée la conservation des actes d’état civil. Mais nous faisons avec… », se lamente-il. Il précise par ailleurs les attributions de son département: « ici, va-t-il expliqué, nous recevons les déclarations de naissance, les actes de mariage qui sont des documents très importants ». Mais la sauvegarde de ces pièces administratives est problématique. Il le confesse : « nous avons commencé la phase de numérisation des documents depuis 1993. Ce qui nous aide un peu ». Il souhaite de tous ses vœux la modernisation de la conservation de la ‘’mémoire‘’ de l’état civil. Elle devrait à l’évidence faciliter les recherches et le traitement des données, si sensibles. Pour l’heure, ces informations personnelles, confidentielles, sont tenues au secret dans une salle. Une visite de la pièce où sont entassés des registres laisse découvrir une salle poussiéreuse. Plusieurs opératrices de saisie, assises derrière des machines à dactylographier, traitent des demandes. Des livres d’état civil sont classés dans une sorte de placard en bois. Certains sont presque déchirés, d’autres déposés à même le sol. « C’est dans ces conditions que sont déposés les registres », se désole le responsable administratif. Une autre personne ressource présente dans la pièce travaille, selon elle, à la numérisation. Fabrice Yao informe : « nous sommes sur les extraits d’acte de naissance que nous avons presque terminés. Après les extraits, nous allons attaquer les actes de mariage et ainsi de suite ». Autre lieux, l’hôtel de ville d’Attécoubé où le même problème de conservation de souches des documents d’état civil se pose. Ici, Fabrice Pégrand, le responsable administratif, confie, aussi, ses soucis. «Nous rencontrons beaucoup de difficultés pour conserver les actes d’état civil. Il y a environ quatre mois de cela, un de nos collègues a ouvert le robinet et il oublié de le fermer. Quand nous sommes arrivés le matin, nous avons trouvé des actes mouillés. Nous avons ramassé ceux qui étaient récupérables », témoigne-t-il. « Ici, nous recevons les déclarations de naissance, les actes de mariage ou des projets de mariage », énumère-t-il les papiers administratifs dont se chargent ses services. Les archives qu’il nous fait visiter sont soigneusement ordonnées dans des placards. Elles sont tenues depuis 1981, l’année à laquelle la localité a été érigée en une commune. Les registres de 2012 et ceux de 2013 sont à portée de main. Par terre. « C’est ici que les registres sont déposés. Vous voyez bien que la salle est trop petite », semble-t-il vouloir justifier pourquoi des documents aussi délicats traînent sur le plancher. Il assure qu’une organisation non gouvernementale (Ong) américaine, ‘’Family Search‘’, numérise, gratuitement, toutes ces données. « Le travail est fini, elle nous remettra officiellement les clefs le 13 décembre 2013 », affirme-t-il, visiblement soulagé. L’Ong a aussi équipé de climatiseur la salle de conservation. Elle a également fourni des chemises cartonnées, permettant ainsi une meilleure conservation des documents.
Il n’y a pas qu’à Abidjan où des municipalités sont confrontées à des problèmes d’archivage des actes d’état civil. La situation est aussi problématique, délicate et préoccupante dans des localités de l’intérieur du pays.
DL (Stagiaire)
La scène a presque l’air anodin. Des jeunes gens manipulent des spécimens d’acte de naissance à la mairie d’Abobo. Nous sommes le vendredi 29 novembre. Ils en exhibent pêle-mêle au premier venu. On peut les entendre héler des visiteurs dans la cour de la mairie. « Ce sont des débrouillards, ils ne sont pas de nos services », révèle un agent municipal, qui a requis l’anonymat. Comme s’il nous prévenait qu’il faut se méfier de « ces margouillats », il nous indique du doigt les bureaux de l’état civil. Mais les pétitionnaires qui évitent ces jeunes, butent sur une longue file d’attente devant un guichet. Pour le retrait ou l’établissement d’un acte, il faut attendre son tour, en effet. A notre demande, un agent de la police municipale nous introduit au secrétariat du responsable administratif. Antoine Sahin est sous-directeur de l’état civil et population de la mairie d’Abobo. Avec lui, nous évoquons la conservation des documents de l’état civil. « Nous avons une salle très exiguë, ce qui ne rend pas aisée la conservation des actes d’état civil. Mais nous faisons avec… », se lamente-il. Il précise par ailleurs les attributions de son département: « ici, va-t-il expliqué, nous recevons les déclarations de naissance, les actes de mariage qui sont des documents très importants ». Mais la sauvegarde de ces pièces administratives est problématique. Il le confesse : « nous avons commencé la phase de numérisation des documents depuis 1993. Ce qui nous aide un peu ». Il souhaite de tous ses vœux la modernisation de la conservation de la ‘’mémoire‘’ de l’état civil. Elle devrait à l’évidence faciliter les recherches et le traitement des données, si sensibles. Pour l’heure, ces informations personnelles, confidentielles, sont tenues au secret dans une salle. Une visite de la pièce où sont entassés des registres laisse découvrir une salle poussiéreuse. Plusieurs opératrices de saisie, assises derrière des machines à dactylographier, traitent des demandes. Des livres d’état civil sont classés dans une sorte de placard en bois. Certains sont presque déchirés, d’autres déposés à même le sol. « C’est dans ces conditions que sont déposés les registres », se désole le responsable administratif. Une autre personne ressource présente dans la pièce travaille, selon elle, à la numérisation. Fabrice Yao informe : « nous sommes sur les extraits d’acte de naissance que nous avons presque terminés. Après les extraits, nous allons attaquer les actes de mariage et ainsi de suite ». Autre lieux, l’hôtel de ville d’Attécoubé où le même problème de conservation de souches des documents d’état civil se pose. Ici, Fabrice Pégrand, le responsable administratif, confie, aussi, ses soucis. «Nous rencontrons beaucoup de difficultés pour conserver les actes d’état civil. Il y a environ quatre mois de cela, un de nos collègues a ouvert le robinet et il oublié de le fermer. Quand nous sommes arrivés le matin, nous avons trouvé des actes mouillés. Nous avons ramassé ceux qui étaient récupérables », témoigne-t-il. « Ici, nous recevons les déclarations de naissance, les actes de mariage ou des projets de mariage », énumère-t-il les papiers administratifs dont se chargent ses services. Les archives qu’il nous fait visiter sont soigneusement ordonnées dans des placards. Elles sont tenues depuis 1981, l’année à laquelle la localité a été érigée en une commune. Les registres de 2012 et ceux de 2013 sont à portée de main. Par terre. « C’est ici que les registres sont déposés. Vous voyez bien que la salle est trop petite », semble-t-il vouloir justifier pourquoi des documents aussi délicats traînent sur le plancher. Il assure qu’une organisation non gouvernementale (Ong) américaine, ‘’Family Search‘’, numérise, gratuitement, toutes ces données. « Le travail est fini, elle nous remettra officiellement les clefs le 13 décembre 2013 », affirme-t-il, visiblement soulagé. L’Ong a aussi équipé de climatiseur la salle de conservation. Elle a également fourni des chemises cartonnées, permettant ainsi une meilleure conservation des documents.
Il n’y a pas qu’à Abidjan où des municipalités sont confrontées à des problèmes d’archivage des actes d’état civil. La situation est aussi problématique, délicate et préoccupante dans des localités de l’intérieur du pays.
DL (Stagiaire)
